山西小文秘“挑战”档案大数据 没那么可怕

档案管理工作每年有200亿元的市场，但随着档案管理向档案大数据管理迈进，文秘的进入门槛越来越高。郭建芬，这个好艺中专文秘专业、专科院校文秘专业毕业的学生，却爱上了档案大数据，并就职于专业从事档案管理的山西三友和计算机技术有限公司。

高手过招
同样的“档案”，不同的结果
“经过5年系统学习后，我觉得可以了，选择了枯燥的数据作为我的爱好和职业。”11月29日，电脑旁边码字如飞的郭建芬，正在参加公司总部每周一次的内训。
当天正好是郭建芬回三友和公司总部培训的日子，培训师给回公司培训的员工们每人下发了80多份环保方面的资料，要求按照标准整理，但每个人的整理结果几乎都不一样。
郭建芬把一份国家环保局的文件归到了永久档案中，另一位同事则把档案归到了长期档案中……“虽然是两个字之差，但结果是不一样的。我是从重要性角度来整理的，同事则是从贯彻执行的角度整理的，两种角度会产生不同的整理效果。虽然大的整理标准定好了，具体情况得具体分析，今天又学了一招。”
今年7月大专毕业后，在好艺中专李清华老师的推荐下，郭建芬来到与好艺中专有合作关系的三友和工作。经过一系列的入职培训后，她被分配入驻到山西省文物局，进行档案整理。这些档案时间跨度为成立初期至2017年。录入之后，还有扫描、装订。
“最关键的还是整理。档案整理工作很枯燥、麻烦、多繁体字……但也很有挑战性。给不同的人同样的一堆文件，整理标准也一样，但不同的人整理出来的内容却不一样。最后的整理结果往往能区别出高手和低手……”郭建芬自我评价，几个月来，从陌生到熟悉，她的业务技能提高很快。
“我并不是每天都面对档案，还得不断与人打交道，到全省各级的文物局寻找档案。”郭建芬笑着说，这个工作挺锻炼人。

点石成金
真正的档案不需要归档
“这是我们公司研发的全世界第一台全自动文件扫描机器人，有700多斤，现在正在小型化，它能自动适应不同型号的纸张……”三友和董事长潘晓光指着公司研发的新产品说，“传统的档案以归档为手段，未来的档案则不需要归档。”
三友和成立于24年前，是山西本土最早的高科技企业之一，山西最大、实力最强的计算机自动化管理公司之一，为山西上百家企事业单位完成了档案数字化。
“档案只要归档，就有扔掉的东西；而机器人扫描的档案则不归档，不归档也就不会有扔掉的东西。”潘晓光说，目前欧美等国已经出现不需要归档的档案馆，“拿个框，把档案扔里边就可以了。”
“真正的大数据来自档案，因为更准确、真实的个人数据都掌握在各相关部门。”潘晓光认为，档案是唯一具有大数据属性的数据，其他的数据只有统计属性。
“其实，很多行业也有类似应用，如CPI的统计，之前都是人工到市场统计，现在则用科技手段。如秤联网，把一个芯片装到商家的秤里，CPI自动就统计回来了，比人工的数据更准确。比如我们公司研发的制造业双创智慧档案大数据服务平台、杏花岭智慧民政……”
据了解，三友和现有员工100多人，其中70%为文秘类、速录类，熟悉档案整理的调查员。当问及机器是否会代替人力时，潘晓光说：“档案数字化市场很大，全年有200亿元的业务，目前对数据调查员的需求很大。但机器代替人力、档案的效果立竿见影是未来的发展方向，这要求公司的数据调查员必须具备学习能力，高成长性是靠自己学来的。”

校企合作
要相互了解对方的终极需求
“学校应该非常了解企业的终极需求，企业也应该非常了解学校的教学目标。”好艺中专文秘李清华老师说，正是基于这一思考，文秘专业所有的课程都是围绕“社会课”来进行的，目的就是让学生迅速进入工作状态。
以办公室实务为例，文秘专业实施教学情景的真实化、教学内容的工作化。学生们需要编写剧本、展示小组风貌、表演、流畅度……在两年的时间里，学生们需要按照标准，不断模拟办公状态下可能出现的细节，到实习单位完善，回到学校继续提高。本着精益求精的工匠精神，在这种“社会化”的重复中，学生们的职业品质、专业能力、方法能力、表达能力、社会能力等都得到了螺旋式发展。
“多年来，我们积累了类似这样的很多校企合作方面的资源和经验，目的就是能让学生更容易找到合适自己的工作。”根据就业情况分析，好艺中专文秘专业与省内外数家企事业单位进行了校企合作，毕业生就业一直属于供不应求状态，大多在企业从事文员、行政助理、客服、前台等方面的工作，适应能力较强。
“另外一部分学生会选择继续深造（专科）后工作，就像郭建芬这样的，但选择工作时还是会选文秘类。”李清华说，该校文秘专业学生能熟悉掌握办公室实务、会议实务、办公自动化、秘书综合实训、应用文写作、公共关系策划、文书与档案管理、经济管理、电子商务等技能。
“培养什么人，是教育的首要目标。好艺中专的具体措施就是加强校企合作，注重培养质量，注重在校学习与企业实践，注重学校与企业资源、信息共享，实现学校企业零距离对接。”
山西三友和计算机技术有限公司是好艺中专文秘专业校企合作单位之一。采访结束时，三友和董事长潘晓光和李清华老师达成共识，将进一步加强联系，建立更深层次的校企业合作关系。

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好艺中专文秘专业
好艺中专文秘专业创建于1994年，2005年被评为省级示范专业、2011年被授予山西省巾帼文明示范岗。“宽专业厚基础强技能高素质”是该专业特色与培养目标，主要致力打造具备办文、办会、办事能力的务实、细致、高效、具有女性气质风范的复合型文秘人才。该专业就业面广，可从事秘书、文书、档案管理、信息处理、客户服务、计算机文字处理、会议服务、办公室事务管理等工作。

本报记者杜建伟